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Nosotros

MISIÒN

LA NOTARIA CUARTA DEL CIRCULO DE PALMIRA (VALLE DEL CAUCA) presta el servicio notarial a partir de la modernización y optimización de los procesos administrativos, tecnológicos y humanos con el propósito de ofrecer a los ciudadanos trámites más ágiles y confiables.

 

VISIÒN

LA NOTARIA CUARTA DEL CIRCULO DE PALMIRA (VALLE DEL CAUCA) es una institución modelo por su innovación, optimización y mejora continua del servicio notarial, ofreciendo a los colombianos y extranjeros la tranquilidad de la seguridad jurídica y protección de sus bienes inmuebles, salvaguardando la Fe Pública.

OBJETIVO INSTITUCIONAL

El notariado es un servicio público e implica el ejercicio de la fe notarial, la cual otorga plena autenticidad a las declaraciones emitidas ante el notario y a lo expresado por éste respecto de los hechos percibidos en el ejercicio de sus funciones, en los casos y con los requisitos que la ley establece. LA NOTARIA CUARTA DEL CIRCULO DE PALMIRA (VALLE DEL CAUCA) cumple a cabalidad con el Estatuto Notarial, normas concordantes y con las Instrucciones Administrativas que dicta la Superintendencia de Notariado y Registro.
 

 

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

El trabajo de la NOTARIA CUARTA DEL CIRCULO DE PALMIRA (VALLE DEL CAUCA),  se centra en la dignidad humana y por tanto se propende por el respeto y la cordialidad en el trato a los ciudadanos y para ello se eliminan las barreras para facilitar el acceso a la población en condición de discapacidad. Se adoptan las medidas necesarias que favorezcan un sano y amable ambiente laboral a los empleados que genere y mejore los canales de comunicación con los usuarios. Se busca la oportuna y adecuada información del servicio público notarial, se adelantan jornadas de actualización a los empleados en la normatividad y funciones, se garantiza el estricto cumplimiento del horario del servicio de la Notaría, de manera que los usuarios puedan tener la certeza del acceso al servicio público notarial. Y se informa con claridad y de acuerdo con la normatividad vigente a los usuarios, acerca de los requisitos y el tiempo probable para adelantar los trámites.

Las declaraciones extraprocesales a quienes aduzcan ser cabeza de familia, seran manejadas con tarifas especiales con el fin de  proteger el derecho a la intimidad y no extralimitarse en las funciones.

La función pública que ejerce el notario también le es transmitida a todos sus empleados, quienes actúan por delegación de funciones. Sobre ellos recae la responsabilidad en la verificación de la identidad de las personas y de los documentos.

En la materializacion de situaciones adversas acerca de algun tramite notarial se efectúan controles, en los que participan varios funcionarios, quienes se hacen parte y asumen lo pertinente bajo los criterios de responsabilidad y  transparencia

FUNCIONES  Y DEBERES 

NOTARIO

  • Responsable de la dirección y funcionamiento de la Notaría. Acata y cumple las normas señaladas en la Constitución, en la Ley, en el Decreto 960 de 1970, normas concordantes y reglamentarias y en las Instrucciones Administrativas de la Superintendencia de Notariado y Registro. Orienta y asesora a los usuarios y mantiene excelentes relaciones laborales con sus empleados. Además, las siguientes:
  • Recibir, extender y autorizar las declaraciones que conforme a las Leyes requieran escritura pública y aquellas a las cuales los interesados quieran revestir de esta solemnidad.
  • Autorizar el reconocimiento espontáneo de documentos privados.
  • Dar testimonio de la autenticidad de firmas de funcionarios o particulares y de otros Notarios que las tengan registradas ante ellos.
  • Dar fe de la correspondencia o identidad que exista entre un documento que tenga a la vista y su copia mecánica o literal.
  • Acreditar la existencia de las personas naturales y expedir la correspondiente fe de vida.
  • Recibir y guardar dentro del protocolo los documentos o actuaciones que la Ley o el Juez ordenen protocolizar o que los interesados quieran proteger de esta manera.
  • Expedir copias o certificaciones según el caso, de los documentos que reposen en sus archivos.
  • Dar testimonio escrito con fines jurídico - probatorios de los hechos percibidos por ellos dentro del ejercicio de sus funciones y de que no haya quedado dato formal en sus archivos.
  • Intervenir en el otorgamiento, extensión y autorización de los testamentos solemnes que conforme a la Ley civil deban otorgarse ante ellos.
  • Practicar apertura y publicación de los testamentos cerrados.
  • Llevar el registro del estado civil de las personas en los casos, por los sistemas y con las formalidades prescritos en la Ley.
  • Llevar los siguientes libros que constituyen el archivo de la Notaría: el Libro de Protocolo; el Libro de Relación; el Indice Anual; y el Libro de Actas de Visita.
  • Las demás funciones que les señalen las Leyes.

OFICINA ASESORA JURIDICA Y REVISION

  • Asesorar al Notario en la formulación de políticas, planes y programas sobre el servicio público de notariado
  • Asesorar al Notario en todos los aspectos legales que regulan y reglamentan el notariado
  • Asesorar al Notario en la revisión y elaboración de escrituras públicas y otras actuaciones notariales
  • Revisar que la ejecución de escrituras y demás actuaciones notariales se cumplan dentro de los términos legales y con el lleno de los requisitos formales
  • Prevenir al Notario sobre hechos que puedan afectar el normal cumplimiento de sus funciones
  • Asesorar y aconsejar al Notario y demás empleados en la formulación, coordinación y ejecución de las políticas y planes generales de la Notaría  
  • Presentar y absolver consultas, prestar asistencia jurídica, emitir conceptos y aportar elementos de juicio para la toma de decisiones relacionadas con el control de legalidad de todas las actuaciones notariales
  • Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, e instrucciones administrativas emitidas por la Superintendencia de Notariado y Registro
  • Dar visto bueno a la inscripción de registros civiles de nacimiento
  • Evaluar el desempeño de todo el personal
  • Revisar la liquidación de las facturas
  • Las demás que por disposición del Notario le sean asignadas

OFICINA DE CONTABILIDAD

Se ejerce a través de un Contador externo y un funcionario responsable y tiene por objeto llevar una contabilidad al día y con todos los datos bien introducidos para obtener una información veraz y fiable de los balances.

  • La Oficina de Contabilidad es la encargada de establecer y controlar los sistemas y procedimientos contables, elaborar los estados financieros y los reportes contables y tributarios
  • Le corresponde instrumentar y operar las políticas, normas, sistemas y procedimientos necesarios para garantizar la exactitud y seguridad en la captación de derechos notariales y registro de las operaciones contables, financieras, presupuestales y de consecución de metas de la Notaría con el fin de cumplir con el pago de IVA, RETEFUENTE, calcular impuestos, declaraciones de renta, aportes obligatorios a las diferentes entidades, cuentas por pagar, cancelación de salarios, prestaciones sociales, salud, pensión, aportes parafiscales, adquisición de bienes y servicios y demás gastos de la Notaría. Analizar la situación contable de la Notaría, así como realizar previsiones afrontar las obligaciones fiscales y presentar la Declaración de Renta.
  • El registro de los asientos se realiza en los libros de forma cronológica, y en él se anotan todo tipo de transacciones civiles comerciales, laborales y de carácter financiero. Elaboración de balances mensuales y anuales. Análisis de la información para la toma de decisiones y pago de impuestos.

OTRAS FUNCIONES

  • Llevar los siguientes libros que constituyen el archivo de la Notaría: el Libro de Protocolo; el Libro de Relación; el Indice Anual; y el Libro de Actas de Visita.
  • Hacer informes mensuales y enviarlos a tiempo
  • Hacer los pagos de nómina contratistas y proveedores
  • Hacer informe trimestral del ron y el ros
  • Llevar al día los cuadros de exógena y la UIAF
  • Hacer informe de conciliaciones
  • Hacer vigencias
  • Hacer las compras
  • Estar pendiente de las escrituras que hagan falta en el protocolo
  • Subir poderes al VUR por documento privado o por escritura pública
  • Verificar los poderes a nivel nacional
  • Subir las salidas del país a la plataforma de migración por escritura publica
  • Subir las sucesiones a la UGPP
  • Atención al cliente
  • Realizar la facturación.
  • Cerrar la puerta cada 3 semanas
  • Las demás que le asigne el Notario.

ESCRITURACION

Esta oficina está a cargo de los amanuenses o escrituradores.

  • Recepción, extensión y otorgamiento de documentos de negocios y actos jurídicos que deben tener la forma escrituraria para que produzca plenos efectos jurídicos.
  • Servir de apoyo en la revisión de minutas de escrituras públicas, declaraciones y anexos que cumplan con los requisitos legales para su formación y hacer las correcciones después de la revisión jurídica.
  • Verificar poderes en el VUR y la representación legal de las personas jurídicas.
  • Liquidar y facturar las escrituras públicas.
  • Enumerar las escrituras públicas.
  • Realizar el control de legalidad de acuerdo a las normas.
  • Los amanuenses responden por la mala elaboración e irregularidades o daños de las escrituras públicas que realicen y asumirán los costos por las escrituras de aclaración a que haya lugar.
  • Las demás que le asigne el Notario.
  • Está prohibido a los escrituradores comprometerse a tramitar el registro de inmuebles.

PROTOCOLO

  • Escanear las escrituras que sean objeto de Registro en la Oficina de Instrumentos Públicos y subirlas en la plataforma VUR.
  • Hacer consultas periódicas del estado de las escrituras radicadas en la plataforma VUR (para el caso de que hayan sido devueltas realizar las correcciones o anexar los documentos solicitados por los calificadores).
  • Llevar una relación diaria, manual de todas las escrituras que son subidas a la plataforma VUR para posteriores consultas de la fecha en que fueron entregadas a los funcionarios de escrituración.
  • Imprimir las boletas fiscales y entregarlas a los respectivos funcionarios de escrituración.
  • Marcar y enviar todas las escrituras elaboradas por los funcionarios de escrituración para que sean fotocopiadas.
  • Sellar cada copia de escritura y marcarlas para los diferentes destinos, hacerlas firmar del notario, hacer las caratulas y entregarlas a los funcionarios de escrituración (con las respectivas boletas fiscales cuando sea el caso)
  • Sacar las copias de protocolo de las escrituras que piden diariamente los clientes y recibir los pagos correspondientes.
  • Sacar las copias de paz y salvos de impuestos protocolizados que pidan los funcionarios de escrituración.
  • Prestar los tomos de las escrituras a los funcionarios de escrituración para consultas.
  • Archivar cronológicamente todas las escrituras que salen diariamente.
  • Archivar la correspondencia recibida y enviada.
  • Realizar las anotaciones en las escrituras de las cancelaciones de hipoteca y archivar en las respectivas carpetas las cancelaciones de ésta notaria y las que llegan de otras notarias.
  • Realizar un informe mensual de todos los gastos de la notaria (gastos de nómina, honorarios, papelería, servicios públicos etc), y archivarlos para la posterior contabilización que realiza el contador.
  • Sellar y archivar las facturas de escrituración y facturas varias diariamente.
  • Manejar el portal de la ARL para los retiros de personal, e ingresos y reporte de novedades.
  • Llevar una relación de los ingresos y gastos mensuales de la notaria, detallado según el libro auxiliar de las respectivas cuentas contables entregado por el contador.
  • Orientar al usuario sobre los viajes internacionales e indicar cómo se diligencia el formato de migración Colombia, recaudar los documentos que deben ser ingresados a la plataforma de migración Colombia y subirlos en la plataforma virtual.
  • Subir a la plataforma de la Superintendencia de Notariado y Registro con destino a migración los permisos de salida del país que son diligenciados y autenticados por los clientes con los respectivos registros civiles de nacimiento.
  • Las demás que le asigne el Notario.

CAJA

  • Recaudar, rendir informes y entregar los dineros productos de autenticaciones, registros civiles, declaraciones extra proceso, autenticaciones de firmas y huellas, firmas registradas, copias, etc.
  • Llevar hasta el despacho del Notario los documentos para su firma.

OTRAS FUNCIONES

  • Matrimonios civiles, uniones maritales, liquidaciones, divorcios, nombramientos de curador especial e inventario de bienes.
  • Notario Encargado, las funciones propias del cargo de notario.
  • Las demás que le asigne el Notario.

AUTENTICACION

  • Brindar atención al público, realizando autenticaciones, biometrías y declaraciones extra-juicio.
  • Archivar las declaraciones extra-juicio una vez se hayan  firmado por el notario.
  • Brindar atención prioritaria a personas con discapacidad, mujeres embarazadas, adultos mayores. 
  • Autenticar diversos documentos a solicitud de los interesados como son personas naturales o jurídicas.
  • Mantener el libro y sistema de firmas registradas al día con sus respectivo soportes y firmas vencidas al igual que archivar los documentos presentados por las personas naturales o jurídicas para este fin.
  • Orientar a los usuarios sobre los procesos de autenticaciones y diversos trámites notariales.
  • Mantener el sitio de trabajo en óptimas condiciones.
  • Manejo de los sellos de autenticaciones y de igual forma es el responsable de los mismos.
  • Orientación al ciudadano.
  • Autenticar diversos documentos a solicitud de los interesados como son personas naturales o jurídicas.
  • Prestar una buena atención al usuario.
  • Recepcionar las declaraciones bajo la gravedad y llevar el control de estas enumerándolas y archivando las copias.
  • Orientar a los usuarios los diferentes procesos sobre las declaraciones
  • Orientar al usuario en las dudas sobre los viajes internacionales e indicarles cómo se diligencia el formato de migración Colombia, al igual que recaudar los documentos que deben ser ingresados a la plataforma de migración Colombia, siendo este encargado de subirlos en la plataforma virtual.
  • Mantener el sitio de trabajo en óptimas condiciones.
  • Servir de coordinador del SIPLATT, al igual que mantener la carpeta al día.
  • Manejo de los sellos de autenticaciones y de igual forma es el responsable de los mismos.
  • Las demás que le asigne el Notario.

OFICINA DE REGISTRO

  • Expedir copias de registros civiles de nacimiento, matrimonio y defunción.
  • Inscribir en el sistema de registro civil web los registros civiles de nacimiento, matrimonio y defunción.
  • Atender todo lo relativo al manejo de la información, las bases de datos, el Archivo Nacional de identificación y los documentos necesarios para el proceso técnico de la identificación de los ciudadanos, así como informar y expedir las certificaciones de los trámites a los que hubiere lugar.
  • Llenar los formatos y demás documentos que conforman los antecedentes registrales.
  • Revisar que los documentos reúnan los requisitos legales para su inscripción.
  • Recibir las declaraciones de los testigos.
  • Clasificar el archivo, recuperar la información relacionada con el registro civil.
  • Presentar informes mensuales ante la Superintendencia de Notariado y Registro, la Registraduría del Estado Civil, el ICBF, etc.
  • Hacer las respectivas correcciones a los registros civiles, provenientes de órdenes judiciales o administrativas, escrituras públicas o solicitudes escritas, por mala digitación, reconocimiento paterno, cambio de tarjeta de identidad a cedula de ciudadanía. 
  • Hacer notas a los registros civiles nacimiento, matrimonio, divorcio, cesación de los efectos civiles del matrimonio católico y liquidación de la sociedad conyugal, anotaciones por ICBF o sentencias judiciales.
  • Elaborar informes mensuales para reportar los registros civiles de matrimonio, nacimiento, defunciones para entregar a la Registraduría.
  • Hacer reporte para enviar a ICBF reportando a los niños que no fueron reconocidos por sus padres
  • Las demás que le asigne el Notario.
  • Sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo SG-SST
  • Planificar, organizar, dirigir, desarrollar y aplicar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) y como mínimo una vez al año realizar su evaluación.
  • Informar a la gerencia sobre el funcionamiento y los resultados del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
  • Promover la participación de todos los miembros de la empresa en la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
  • Coordinar con los jefes de las áreas, la elaboración y actualización de la matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos y hacer la priorización para focalizar la intervención.
  • Validar o construir con los jefes de las áreas los planes de acción y hacer seguimiento a su cumplimiento.
  • Promover la comprensión de la política en todos los niveles de la empresa.
  • Gestionar los recursos para cumplir con el plan de Seguridad y Salud en el Trabajo y hacer seguimiento a los indicadores.
  • Coordinar las necesidades de capacitación en materia de prevención según los riesgos prioritarios y los niveles de la empresa.
  • Apoyar la investigación de los accidentes e incidentes de trabajo.
  • Participar de las reuniones del Comité de Seguridad y Salud en el trabajo.
  • Las demás que le asigne el Notario.

SISTEMAS

  • Instalar, mantener preventivamente, limpiar el hardware, arreglar, cambiar, los equipos electrónicos, tales como computadores, impresoras, biométricos, fotocopiadoras.
  • Mantener en funcionamiento la red existente en la Notaría.
  • Mantener actualizados y configurar los sistemas operativos y el normal funcionamiento libre de virus.
  • Actualización de los controladores de los computadores
  • Conexión de biometrías
  • Soporte y solución en conjunto con la Superintendencia en el Programa SIN.
  • Representar a la Notaría en los sistemas operativos ante los proveedores biométricos de la Superintendencia de Notariado y del Colegio de Notarios (UCNC).
  • Proveer de materiales tales como toners y repuestos a los equipos.
  • Estar atento a todo llamado por fallas del servicio.
  • Reparación de computadores y demás equipos.
  • Las demás que le asigne el Notario.

SERVICIOS GENERALES

  • Mantener en absoluta limpieza las oficinas, los pasillos, patios y baños de la Notaría.
  • Evitar acumulación de aguas en estanques y fuentes.
  • Limpiar muebles y equipos.
  • Lavar las cortinas.
  • Llamar a la empresa de fumigaciones de manera permanente.
  • Las demás que le asigne el Notario.

ARCHIVO

  • Prever la custodia y conservación de los archivos.
  • Llevar, actualizar y empastar los libros que constituyen el archivo de la Notaría: Libro de Protocolo; el Libro de Relación; el Indice Anual; y el Libro de Actas de Visita.
  • Llevar, actualizar y empastar los libros que constituyen el archivo del Registro Civil.
  • Los tomos del Protocolo se coserán y encuadernarán debidamente para que presten las mayores seguridades de integridad y conservación. Al final de cada uno de ellos, el Notario pondrá la correspondiente nota de clausura con su firma entera y la fecha.
  • En el Libro de Relación en el cual se anotarán las escrituras que vayan numerando, en el orden que lo sean, en cinco columnas que se destinarán a la consignación de los siguientes datos en su orden: 1o. Fecha del instrumento; 2o. Número de la escritura; 3o. apellidos y nombres de los otorgantes, vendedores, permutantes que comparezcan en primer término, donantes, constituyentes de gravámenes, arrendadores, cancelantes, enajenantes, poderdantes, testadores, mutuantes, protocolizantes, declarantes, etc.; 4o. Nombre y apellidos de los comparecientes de la otra parte, cuando se trate de relaciones bilaterales, y 5o. naturaleza del acto o contrato.
  • El archivo se llevará en formato físico. Cuando su trámite se surta por este medio se deberá guardar copia en medio electrónico que permita su conservación segura, íntegra y accesible, conforme a las disposiciones que regulen la materia.

SUPERNUMERARIO

  • Realizar consignaciones, pagos, giros, compras, solicitudes y demás en relación a entidades bancarias, financieras, comerciales o prestadoras de servicios siempre y cuando dicha actividad sea propia del notario o incumba directamente a la notaria.
  • Llevar mensualmente los informes al ICBF, DIAN, REGISTRADURIA DEL ESTADO CIVIL, procurando que sea en los primeros 5 días hábiles de cada mes, siempre y cuando las áreas que presenten estos informes los tengas listos a tiempo.
  • Realizar el envío de correspondencia física o digital de telegramas u otros documentos con destino a entidades del estado, privadas, personas naturales, notarías o registradurías dentro del área de Palmira u otros lugares del país, siempre y cuando dicha actividad sea propia del notario o incumba directamente a la notaria y no a sus funcionarios.
  • Realizar domicilios para autenticación en documentos privados o escrituras públicas en los horarios autorizados por el notario.

OTRAS FUNCIONES

  • Diariamente sacar la basura y cerrar la puerta del patio con su respectivo candado, además de cerciorarse que a la hora de salir todo esté debidamente apagado.
  • Realizar las escrituras públicas que le asigne.
  • Cerrar la puerta de ingreso con sus respectivos candados y llaves cada 3 semanas.
  • Remplazar a los funcionarios de autenticación, declaraciones extra juicio, caja y protocolo en su ausencia por vacaciones o por motivos autorizados expresamente por el notario en las condiciones y horarios previstos por el mismo, brindando una atención al público ejemplar, prioritaria y con celeridad.
  • Autenticar documentos con el sistema biométrico y en sello siempre y cuando el notario autorice y no sean firmas registradas o copias de documentos que no requieran autenticación de firma o huella.
  • Realizar declaraciones extra juicio y si es el caso realizar copia para anexar al respectivo archivo.
  • Escanear y subir las salidas del país por documento privado a la plataforma de migración Colombia y entregar al cliente su respectiva radicación.
  • Cumplir con las funciones del cajero y realizar diariamente el respectivo cuadre y cierre de caja.
  • Firmar los recibos de facturas del día.
  • Recibir, radicar y entregar la correspondencia del día.
  • Digitar, enumerar, recibir documentación, imprimir y celebrar matrimonios si es el caso.
  • Escanear y subir escrituras a la plataforma del VUR y entregar las boletas fiscales a los funcionarios respectivos.
  • Entre otras, velar por el buen ambiente laboral, la buena atención al público, el buen funcionamiento de la notaria, expresando un punto de vista crítico y objetivo en la toma de decisiones.
  • Las demás que le asigne el Notario.

EN EL SIGUIENTE LINK PODRA ENCONTRAR LA LEY 960 DE 1970 QUE EN EL ARTICULO 3. CONSAGRA DE FORMA RESUMIDA LAS FUNCIONES DE LAS NOTARIAS EN COLOMBIA

http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/decreto_0960_1970.html

 

FUNCIONARIOS

La Notaria cuenta con funcionarios capacitados para la atención de las necesidades de cada usuario, respaldo del Notario, quien se encarga de la asesoria de los mismos

Agilidad y mejoramiento continuo.

 

NORMATIVIDAD

Es el conjunto de normas jurídicas que regulan la organización del notariado, la función notarial y la teoría formal del instrumento público

TRAMITES Y SERVICIOS

LA NOTARIA CUARTA DEL CIRCULO DE PALMIRA (VALLE DEL CAUCA), adelantan  los siguientes a saber:

1. Recibir, extender y autorizar las declaraciones que conforme a las Leyes requieran escritura pública y aquellas a las cuales los interesados quieran revestir de esta solemnidad.

2. Autorizar el reconocimiento espontáneo de documentos privados.

3. Dar testimonio de la autenticidad de firmas de funcionarios o particulares y de

otros Notarios que las tengan registradas ante ellos.

4. Dar fe de la correspondencia o identidad que exista entre un documento que tenga a la vista y su copia mecánica o literal.

5. Acreditar la existencia de las personas naturales y expedir la correspondiente fe de vida.

6. Recibir y guardar dentro del protocolo los documentos o actuaciones que la Ley o el Juez ordenen protocolizar o que los interesados quieran proteger de esta manera.

7. Expedir copias o certificaciones según el caso, de los documentos que reposen en sus archivos.

8. Dar testimonio escrito con fines jurídico - probatorios de los hechos percibidos por ellos dentro del ejercicio de sus funciones y de que no haya quedado dato formal en sus archivos.

9. Intervenir en el otorgamiento, extensión y autorización de los testamentos solemnes que conforme a la Ley civil deban otorgarse ante ellos.

10. Practicar apertura y publicación de los testamentos cerrados. (...)

13. Llevar el registro del estado civil de las personas en los casos, por los sistemas y con las formalidades prescritos en la Ley.

14. Las demás funciones que les señalen las Leyes.

LOS TRAMITES Y SERVICIOS DE LA NOTARIA CUARTA DE PALMIRA (VALLE DEL CAUCA) SE ENCUENTRAN SUJETOS AL CUMPLIMIENTO DE:

 

PROCEDIMIENTOS O PROTOCOLOS DE ATENCION

Los servicios que presta la NOTARIA CUARTA DE PALMIRA (VALLE DEL CAUCA) se llevan a cabo cumpliendo las directrices establecidas en el  PROTOCOLO DE BIOSEGURIDAD   en el siguiente Link

Protocolo de bioseguridad. UCNC. Disponible en el link: https://www.ucnc.com.co/sitio/wp-content/uploads/2020/09/2020-08-21-PROT...

COSTOS

Los trámites notariales que se llevan a cabo en  la NOTARIA CUARTA DE PALMIRA (VALLE DEL CAUCA) se encuentran sujetos a los previstos en las normas:  

Los trámites notariales están sujetos a los costos previstos en las siguientes normas:

  • Resolución No. 1299 de 2020. Superintendencia de Notariado y Registro.
  • Resolución No. 1204 de 2020. Registraduría Nacional del Estado Civil.
  • Decreto 1000 de 2015 Ministerio de Justicia y del Derecho.

NORMATIVA APLICABLE

Entre otras las normas aplicables a los trámites y servicios que ofrece a los usuarios la NOTARIA CUARTA DEL CIRCULO DE PALMIRA (VALLE) es:

  • Decreto Ley 960 de 1970.
  • Decreto Ley 1260 de 1970.
  • Decreto 2668 de 1988.
  • Código General del Proceso.
  • Ley 588 de 2000.
  • Decreto 1069 de 2015.
  • Ley 1996 de 2019.

 

TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÒN PUBLICA

LEY 1712 DE 2014

TRANSFERENCIA Y ACCESO A LA JUSTICIA

El conocimiento de la información pública facilita la participación ciudadana, la vigilancia de los recursos públicos, el ejercicio de otros derechos, el control social, y permite saber cómo acceder a bienes y servicios. También beneficia la democracia y la transparencia del Estado, que debe hacer públicas sus actuaciones.

¿Qué es el derecho de acceso a la información pública? Es el derecho fundamental de toda persona a conocer sobre la existencia de la información pública y acceder a ella, a solicitarla y a recibirla. En principio, la información pública es de libre acceso y solo admite algunas excepciones que deben estar expresamente definidas en la Constitución o en las leyes.

¿Qué normas consagran el derecho de acceso a la información pública? En la Constitución Política se consagra el derecho de acceso a la información pública, derivado de la relación entre: el art. 74, que establece el derecho a acceder a documentos públicos, salvo los casos que establezca la ley; el art. 23, que garantiza el derecho a presentar peticiones ante las autoridades y los particulares por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución; y el art 20, sobre la libertad de informar y recibir información veraz e imparcial. En desarrollo de estos artículos, la Ley 1712 de 2014 regula el ejercicio del derecho de acceso a la información pública, los procedimientos y las excepciones; y el Decreto 103 de 2015 (recogido en el Decreto 1081 de 2015), lo relacionado con la gestión de la información pública, su publicación, divulgación, recepción y respuesta de solicitudes de acceso, clasificación y reserva.

¿Qué es información pública? Es toda información generada, obtenida, adquirida o controlada por las personas y entidades obligadas, por la Ley 1712 de 2014, a proporcionar y facilitar su acceso, en los términos más amplios posibles. 

EN EL SIGUIENTE ENLACE SE PUEDE ACCEDER A LA LEY 1712 DE 2014

http://wsp.presidencia.gov.co/Normativa/Leyes/Documents/LEY%201712%20DEL...

INFORMACIÓN BÁSICA
https://www.notaria4palmira.com.co/sitio/nosotros
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
https://www.notaria4palmira.com.co/sitio/nosotros/notaria-cuarta-de-palm...
FUNCIONARIOS

https://www.notaria4palmira.com.co/sitio/nosotros/funcionarios

MISIÓN, VISIÓN, FUNCIONES

https://www.notaria4palmira.com.co/sitio/nosotros

 

NORMATIVIDAD

https://www.notaria4palmira.com.co/sitio/nosotros/normatividad

TRÁMITES Y SERVICIOS

https://www.notaria4palmira.com.co/sitio/tramites-y-servicios

ATENCIÓN AL CIUDADANO
https://www.notaria4palmira.com.co/sitio/atencion-al-usuario
P.Q.R.S.D.

https://www.notaria4palmira.com.co/sitio/atencion-al-usuario

PREGUNTAS FRECUENTES
https://www.notaria4palmira.com.co/sitio/atencion-al-usuario/preguntas-frecuentes
GLOSARIO
https://www.notaria4palmira.com.co/sitio/atencion-al-usuario/glosario
NOTICIAS
https://www.notaria4palmira.com.co/sitio/novedades/noticias
CALENDARIO DE EVENTOS
https://www.notaria4palmira.com.co/sitio/novedades/eventos
NOTIFICACIONES JUDICIALES

cuartapalmira@supernotariado.gov.co

TARIFAS NOTARIALES 2020
https://www.notaria4palmira.com.co/sitio/menu-principal/costos-de-reprod...
ENTE DE VIGILANCIA Y CONTROL
https://www.notaria4palmira.com.co/sitio/menu-principal/control-y-vigila...
NIÑA, NIÑO Y ADOLESCENTE-POBLACIÓN VULNERABLE
https://www.notaria4palmira.com.co/sitio/novedades/noticias/ninos-ninas-...
 
POLÍTICA DE SEGURIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

https://www.notaria4palmira.com.co/sitio/menu-principal/politicas-de-seg...

SOLICITUD DE INFORMACIÓN PÚBLICA Y SOLICITUD DE INFORMACIÓN CON IDENTIDAD RESERVADA

https://www.notaria4palmira.com.co/sitio/menu-principal/mecanismos-para-...
 

https://www.notaria4palmira.com.co/sitio/menu-principal/solicitud-de-inf...

TRATAMIENTO POBLACION VULNERABLE

https://www.notaria4palmira.com.co/sitio/novedades/noticias/poblacion-en-estado-de-vulnerabilidad

FORMULACION SOLICITUD DE INFORMACION PUBLICA

https://forms.gle/n3nGNAYm5BW1AUrv5

INFORMACIÒN RESERVADA

https://www.notaria4palmira.com.co/sitio/menu-principal/solicitud-de-inf...

DIVESIDAD CULTURAL

https://www.notaria4palmira.com.co/sitio/menu-principal/diversidad-cultural

DATOS ABIERTOS

https://www.notaria4palmira.com.co/sitio/menu-principal/datos-abiertos

INFORMACIÒN RESERVADA

https://www.notaria4palmira.com.co/sitio/menu-principal/solicitud-de-inf...

DIVESIDAD CULTURAL

https://www.notaria4palmira.com.co/sitio/menu-principal/diversidad-cultural

DATOS ABIERTOS

https://www.notaria4palmira.com.co/sitio/menu-principal/datos-abiertos

 

 

 

 

 

POLÍTICAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

POLÍTICA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

  1. La información estará protegida contra cualquier acceso no autorizado.
  2. Confidencialidad de la información, especialmente aquella relacionada con los datos de carácter personal de los empleados y clientes.
  3. La integridad de la información se mantendrá en relación a la clasificación de la información (especialmente la de “uso interno”).
  4. La disponibilidad de la información cumple con los tiempos relevantes para el desarrollo de cualquier  proceso.
  5. Se cumplen con los requisitos de las legislaciones y reglamentaciones vigentes, especialmente con la Ley de Protección de Datos y de Firma Electrónica.
  6. Todos los eventos que tengan relación con la seguridad de la información, reales como supuestos, se comunicarán al responsable de seguridad y serán investigados.

Adicionalmente, se dispone de procedimientos de apoyo que incluyen el modo específico en que se deben acometer las directrices generales indicadas en las políticas y por parte de los responsables designados.

El cumplimiento de esta Politica, así como de la política de seguridad de la información y de cualquier procedimiento o documentación incluida dentro del repositorio de documentación es obligatorio y atañe a todo el personal .

Las visitas y persona externo que accedana nuestras instlaciones no estan exentas del cumplimiento de las obligaciones indicadas en la documentacion y el personal interno observara su cumplimiento.

En cualquier caso, de duda, aclaración o para más información sobre el uso de esta política y la aplicación de su contenido, por favor, consulte por los teléfonos o e-mail suministrados en la página.

TRATAMIENTO DE DATOS

El tratamiento de los datos se refiere a cualquier operación o conjunto de operaciones efectuadas sobre datos personales o conjunto de datos personales, mediante procedimientos manuales o automatizados relacionadas con la obtención, uso, registro, organización, estructuración, conservación, elaboración, utilización, comunicación, difusión, almacenamiento, posesión o cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo, interconexión, manejo, aprovechamiento, divulgación, transferencia, supresión, destrucción o disposición de datos personales.

El responsable no estará obligado a recabar el consentimiento del titular para el tratamiento de sus datos personales en los siguientes casos y excepciones siguientes:

  • Cuando una ley así lo disponga o cuando se recaben para el ejercicio de las atribuciones legales conferidas a los sujetos obligados, debiendo dichos supuestos ser acordes con las bases, principios y disposiciones establecidos en esta Ley, en ningún caso, podrán contravenirla;
  • Cuando las transferencias que se realicen entre sujetos obligados se encuentre de manera expresa en una ley o tenga por objeto el tratamiento posterior de los datos con fines históricos, estadísticos o científicos;
  • Cuando exista una orden judicial;
  • Para el reconocimiento o defensa de derechos del titular ante autoridad competente;
  • Cuando se refieran a las partes de un convenio, a la relación contractual, laboral o administrativa y sean necesarios para su mantenimiento o cumplimiento;
  • Cuando los datos personales se requieran para ejercer un derecho o cumplir obligaciones derivadas de una relación jurídica entre el titular y el responsable;
  • Cuando exista una situación de emergencia que potencialmente pueda dañar a un individuo en su persona o en sus bienes;
  • Cuando el titular no esté en posibilidad de otorgar su consentimiento por motivos de salud y el tratamiento de sus datos resulte necesario para el diagnóstico médico y quien trate los datos personales esté sujeto al secreto profesional u obligación equivalente;
  • Cuando los datos personales sean necesarios para efectuar un tratamiento para la prevención, diagnóstico, o la prestación de asistencia sanitaria;
  • Cuando los datos personales se sometan a un procedimiento previo de disociación;
  • Cuando los datos personales figuren en registros públicos y su tratamiento sea necesario, siempre que no se vulneren los derechos y las libertades fundamentales de la persona; o
  • Cuando el titular de los datos personales sea una persona reportada como desaparecida en los términos de la ley en la materia.

POLITICA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACION NOTARIA CUARTA DE PALMIRA

 

 

 

RESPONSABLE 

GLORIA PRADO

ASISTENTE ADMINISTRATIVO

cuartapalmira@supernotariado.gov.co

TEL: 57  2  2701061

DATOS ABIERTOS

LA NOTARIA CUARTA DEL CIRCULO DE PALMIRA (VALLE DEL CAUCA)

Atemperandose a las disposiciones establecidas por la Resolución 3564 de 2015 de MINTIC., se permite indicar que para el año 2019 se tramitaron:
  • 979 escrituras públicas de compraventa 
  • 86  Escrituras pùblicas de hipoteca
  • 152 Escrituras pùblicas de Cancelaciòn de Hipotecas
  • 82  Escrituras pùblicas de Sucesiones
  •  44 Escrituras pùblicas  exentas
  • 930 Escrituras pùblicas por concepto varios
  • 5   Escrituras pùblicas  VIS
  • Proyecto de Consorcio Moreno Tafurt-Chapinero Sur
 
 En lo corrido del año 2020  se  han tramitado:
 
  • 639 escrituras públicas de compraventa 
  • 22  Escrituras pùblicas de hipoteca
  • 73  Escrituras pùblicas de Cancelaciòn de Hipotecas
  • 37  Escrituras pùblicas de Sucesiones
  •  29 Escrituras pùblicas  exentas 
  • 465 Escrituras pùblicas por concepto varios
  • 4   Escrituras pùblicas  VIS
  • Proyecto de Consorcio Moreno Tafurt-Chapinero Sur
  • Proyecto de Jaramillo Mora -  Reserva de Italia

 

EN EL SIGUIENTE ENLACE PODRA ACCEDER A LA RESOLUCIÒN 3564 DE 2015 https://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-14476_documento.pdf
 

 

PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

 

  1. OBJETO .  Establecer el procedimiento general para los procesos que se establecen como servicios en la NOTARIA CUARTA DEL CIRCULO DE PALMIRA (VALLE DEL CAUCA).
  2. Se inicia con el ingreso del usuario a la notaria para la tramite de servicios notariales

    3. DEFINICIONES

    3.1. Fé pública: Es aquella que da el Notario como testigo especial del Estado, en relación con los documentos que se le presentan para autenticar los hechos que ocurren en su presencia y las declaraciones que emiten los usuarios en las escritura pública.

    3.2. Autenticar.  Es cuando el notario da testimonio escrito de que las firmas que aparecen en un documento privado fueron puestas en su presencia estableciendo la identidad de los firmantes.

    Un documento es auténtico cuando existe certeza sobre la persona que lo elaboró y lo firmó.

    3.3. Escritura Pública. Es un documento que contiene la declaración de voluntad de una o varias personas, es emitido ante notario para hacer in determinado contrato, como la compraventa, o acto jurídíco individual, como el testament de una persona.

    3.4. Sucesión por causa de muerte. Es el trámite que se hace para repartir los bienes que dejo un difunto, restando de ellos las deudas que este tenia en vida.

    3.5. Persona Jurídica.  Es una organización con derechos y obligaciones que existe como institución y que es creada por una o más personas.

    3.6. Representante Legal. Es la persona designada por in grupo ,por una empresa o entidad a quien la ley le permite actuar en representación de una persona natural, una empresa o una institución.

    4.1.  Responsable    por    el    mantenimiento    y    control    de    este procedimiento:

    4.2.  Responsable por la ejecución de este procedimiento:

    5.1.  Legislación vigente en materia notarial

    5.2.  Ley 1712 de 2014

​SECCION: NOTARIO

DETALLE:

Responsable de la dirección y funcionamiento de la Notaría. Acata y cumple las normas señaladas en la Constitución, en la Ley, en el Decreto 960 de 1970, normas concordantes y reglamentarias y en las Instrucciones Administrativas de la Superintendencia de Notariado y Registro. Orienta y asesora a los usuarios y mantiene excelentes relaciones laborales con sus empleados. 

  • Además, las siguientes:
  • Recibir, extender y autorizar las declaraciones que conforme a las Leyes requieran escritura pública y aquellas a las cuales los interesados quieran revestir de esta solemnidad.
  • Autorizar el reconocimiento espontáneo de documentos privados.
  • Dar testimonio de la autenticidad de firmas de funcionarios o particulares y de otros Notarios que las tengan registradas ante ellos.
  • Dar fe de la correspondencia o identidad que exista entre un documento que tenga a la vista y su copia mecánica o literal.
  • Acreditar la existencia de las personas naturales y expedir la correspondiente fe de vida.
  • Recibir y guardar dentro del protocolo los documentos o actuaciones que la Ley o el Juez ordenen protocolizar o que los  interesados quieran proteger de esta manera.
  • Expedir copias o certificaciones según el caso, de los documentos que reposen en sus archivos.
  • Dar testimonio escrito con fines jurídico - probatorios de los hechos percibidos por ellos dentro del ejercicio de sus funciones y de que no haya quedado dato formal en sus archivos.
  • Intervenir en el otorgamiento, extensión y autorización de los testamentos solemnes que conforme a la Ley civil deban otorgarse ante ellos.
  • Practicar apertura y publicación de los testamentos cerrados.
  • Llevar el registro del estado civil de las personas en los casos, por los sistemas y con las formalidades prescritos en la Ley.
  • Llevar los siguientes libros que constituyen el archivo de la Notaría: el Libro de Protocolo; el Libro de Relación; el Indice Anual; y el Libro de Actas de Visita.
  • Las demás funciones que les señalen las Leyes.
  • Se ejerce a través de un Contador externo y un funcionario responsable y tiene por objeto llevar una contabilidad al día y con todos los datos bien introducidos para obtener una información veraz y fiable de los balances
  • La Oficina de Contabilidad es la encargada de establecer y controlar los sistemas y procedimientos contables, elaborar los estados financieros y los reportes contables y tributarios
  • Le corresponde instrumentar y operar las políticas, normas, sistemas y procedimientos necesarios para garantizar la exactitud y seguridad en la captación de derechos notariales y registro de las operaciones contables, financieras, presupuestales y de consecución de metas de la Notaría con el fin de cumplir con el pago de IVA, RETEFUENTE, calcular impuestos, declaraciones de renta, aportes obligatorios a las diferentes entidades, cuentas por pagar, cancelación de salarios, prestaciones sociales, salud, pensión, aportes parafiscales, adquisición de bienes y servicios y demás gastos de la Notaría. Analizar la situación contable de la Notaría, así como realizar previsiones afrontar las obligaciones fiscales y presentar la Declaración de Renta.
  • El registro de los asientos se realiza en los libros de forma cronológica, y en él se anotan todo tipo de transacciones civiles comerciales, laborales y de carácter financiero. Elaboración de balances mensuales y anuales. Análisis de la información para la toma de decisiones y pago de impuestos.
  • Esta oficina está a cargo de los amanuenses o escrituradores.
  • Recepción, extensión y otorgamiento de documentos de negocios y actos jurídicos que deben tener la forma escrituraria para que produzca plenos efectos jurídicos.
  • Servir de apoyo en la revisión de minutas de escrituras públicas, declaraciones y anexos que cumplan con los requisitos legales para su formación y hacer las correcciones después de la revisión jurídica.
  • Verificar poderes en el VUR y la representación legal de las personas jurídicas.
  • Liquidar y facturar las escrituras públicas.
  • Enumerar las escrituras públicas.
  • Realizar el control de legalidad de acuerdo a las normas.
  • Los amanuenses responden por la mala elaboración e irregularidades o daños de las escrituras públicas que realicen y asumirán los costos por las escrituras de aclaración a que haya lugar.
  • Las demás que le asigne el Notario.
  • Está prohibido a los escrituradores comprometerse a tramitar el registro de inmuebles.
  • Promover la comprensión de la política en todos los niveles de la empresa.
  • Gestionar los recursos para cumplir con el plan de Seguridad y Salud en el Trabajo y hacer seguimiento a los indicadores
  • Coordinar las necesidades de capacitación en materia de prevención según los riesgos prioritarios y los niveles de la empresa.
  • Apoyar la investigación de los accidentes e incidentes de trabajo.
  • Participar de las reuniones del Comité de Seguridad y Salud en el trabajo
  • Las demás que le asigne el Notario.
  1. SECCION:  NOTARIO
    DETALLE:
    RESPONSABLE: NOTARIO CUARTO DEL CIRCULO DE PALMIRA (VALLE DEL CAUCA)
    REGISTRO:  MANUAL DE PROCESOS
     
     
    SECCION:  OFICINA ASESORA JURIDICA Y REVISION
    DETALLE: 
    •Asesorar al Notario en la formulación de políticas, planes y programas sobre el servicio público de notariado
    •Asesorar al Notario en todos los aspectos legales que regulan y reglamentan el notariado
    •Asesorar al Notario en la revisión y elaboración de escrituras públicas y otras actuaciones notariales
    •Revisar que la ejecución de escrituras y demás actuaciones notariales se cumplan dentro de los términos legales y con el lleno de los requisitos formales
    •Prevenir al Notario sobre hechos que puedan afectar el normal cumplimiento de sus funciones
    •Asesorar y aconsejar al Notario y demás empleados en la formulación, coordinación y ejecución de las políticas y planes generales de la Notaría  
    •Presentar y absolver consultas, prestar asistencia jurídica, emitir conceptos y aportar elementos de juicio para la toma de decisiones relacionadas con el control de legalidad de todas las actuaciones notariales
    •Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, e instrucciones administrativas emitidas por la Superintendencia de Notariado y Registro
    •Dar visto bueno a la inscripción de registros civiles de nacimiento
    •Evaluar el desempeño de todo el personal
    •Revisar la liquidación de las facturas
    •Las demás que por disposición del Notario le sean asignadas
     
    RESPONSABLE: ASESORES JURIDICOS NOTARIA 
    REGISTRO:  MANUAL DE PROCESOS
     
    SECCION:  CONTABILIDAD
    DETALLE:
     
    OTRAS FUNCIONES
     
    •Llevar los siguientes libros que constituyen el archivo de la Notaría: el Libro de Protocolo; el Libro de Relación; el Indice Anual; y el Libro de Actas de Visita.
    •Hacer informes mensuales y enviarlos a tiempo 
    •Hacer los pagos de nómina contratistas y proveedores 
    •Hacer informe trimestral del ron y el ros
    •Llevar al día los cuadros de exógena y la UIAF
    •Hacer informe de conciliaciones
    •Hacer vigencias 
    •Hacer las compras
    •Estar pendiente de las escrituras que hagan falta en el protocolo
    •Subir poderes al VUR por documento privado o por escritura pública
    •Verificar los poderes a nivel nacional
    •Subir las salidas del país a la plataforma de migración por escritura publica
    •Subir las sucesiones a la UGPP
    •Atención al cliente
    •Realizar la facturación.
    •Cerrar la puerta cada 3 semanas
    •Las demás que le asigne el Notario.
     
    RESPONSABLE:  CONTADOR
    REGISTRO: MANUAL DE PROCESOS
     
    SECCION: ESCRITURACION  
     
    DETALLE : 
     
     
    RESPONSABLE :  SECRETARIA DE ESCRITURACION
    REGISTRO: MANUAL DE PROCESOS
     
    SECCION :  PROTOCOLO
    DETALLE:
    •Escanear las escrituras que sean objeto de Registro en la Oficina de Instrumentos Públicos y subirlas en la plataforma VUR.
    •Hacer consultas periódicas del estado de las escrituras radicadas en la plataforma VUR (para el caso de que hayan sido 
     
    devueltas realizar las correcciones o anexar los documentos solicitados por los calificadores).
    •Llevar una relación diaria, manual de todas las escrituras que son subidas a la plataforma VUR para posteriores consultas de la fecha en que fueron entregadas a los funcionarios de escrituración.
    •Imprimir las boletas fiscales y entregarlas a los respectivos funcionarios de escrituración.
    •Marcar y enviar todas las escrituras elaboradas por los funcionarios de escrituración para que sean fotocopiadas.
    •Sellar cada copia de escritura y marcarlas para los diferentes destinos, hacerlas firmar del notario, hacer las caratulas y 
    entregarlas a los funcionarios de escrituración (con las respectivas boletas fiscales cuando sea el caso
    •Sacar las copias de protocolo de las escrituras que piden diariamente los clientes y recibir los pagos correspondientes.
    •Sacar las copias de paz y salvos de impuestos protocolizados que pidan los funcionarios de escrituración.
    •Prestar los tomos de las escrituras a los funcionarios de escrituración para consultas.
    •Archivar cronológicamente todas las escrituras que salen diariamente.
    •Archivar la correspondencia recibida y enviada.
    •Realizar las anotaciones en las escrituras de las cancelaciones de hipoteca y archivar en las respectivas carpetas las cancelaciones de ésta notaria y las que llegan de otras notarias.
    •Realizar un informe mensual de todos los gastos de la notaria (gastos de nómina, honorarios, papelería, servicios públicos etc), y archivarlos para la posterior contabilización que realiza el contador.
    •Sellar y archivar las facturas de escrituración y facturas varias diariamente.
    •Manejar el portal de la ARL para los retiros de personal, e ingresos y reporte de novedades.
    •Llevar una relación de los ingresos y gastos mensuales de la notaria, detallado según el libro auxiliar de las respectivas cuentas contables entregado por el contador.
    •Orientar al usuario sobre los viajes internacionales e indicar cómo se diligencia el formato de migración Colombia, recaudar los documentos que deben ser ingresados a la plataforma de migración Colombia y subirlos en la plataforma virtual.
    •Subir a la plataforma de la Superintendencia de Notariado y Registro con destino a migración los permisos de salida del país que son diligenciados y autenticados por los clientes con los respectivos registros civiles de nacimiento.
    •Las demás que le asigne el Notario.
     
    RESPONSABLE:  PROTOCOLIZADOR Y AUXILIARES
    REGISTRO:  MANUAL DE PROCESOS
     
    SECCION:  CAJA
     
    DETALLE:
    •Recaudar, rendir informes y entregar los dineros productos de autenticaciones, registros civiles, declaraciones extra proceso, autenticaciones de firmas y huellas, firmas registradas, copias, etc.
    •Llevar hasta el despacho del Notario los documentos para su firma.
    •Otras funciones
    •Matrimonios civiles, uniones maritales, liquidaciones, divorcios, nombramientos de curador especial e inventario de bienes.
    •Notario Encargado, las funciones propias del cargo de notario.
    •Las demás que le asigne el Notario.
     
    RESPONSABLE:  CAJERO
    REGISTRO:  MANUAL DE PROCESOS
     
    SECCION: OFICINA DE REGISTRO
     
    DETALLE:
     
    •Expedir copias de registros civiles de nacimiento, matrimonio y defunción. 
    •Inscribir en el sistema de registro civil web los registros civiles de nacimiento, matrimonio y defunción. 
    •Atender todo lo relativo al manejo de la información, las bases de datos, el Archivo Nacional de identificación y los documentos necesarios para el proceso técnico de la identificación de los ciudadanos, así como informar y expedir las certificaciones de los trámites a los que hubiere lugar.
    •Llenar los formatos y demás documentos que conforman los antecedentes registrales.
    •Revisar que los documentos reúnan los requisitos legales para su inscripción.
    •Recibir las declaraciones de los testigos.
    •Clasificar el archivo, recuperar la información relacionada con el registro civil.
    •Presentar informes mensuales ante la Superintendencia de Notariado y Registro, la Registraduría del Estado Civil, el ICBF, etc.
    •Hacer las respectivas correcciones a los registros civiles, provenientes de órdenes judiciales o administrativas, escrituras públicas o solicitudes escritas, por mala digitación, reconocimiento paterno, cambio de tarjeta de identidad a cedula de ciudadanía.  
    •Hacer notas a los registros civiles nacimiento, matrimonio, divorcio, cesación de los efectos civiles del matrimonio católico y liquidación de la sociedad conyugal, anotaciones por ICBF o sentencias judiciales. 
    Elaborar informes mensuales para reportar los registros civiles de matrimonio, nacimiento, defunciones para entregar a la Registraduría.
    •Hacer reporte para enviar a ICBF reportando a los niños que no fueron reconocidos por sus padres 
    •Las demás que le asigne el Notario.
     
    RESPONSABLE: SECRETARIA DE REGISTRO
    REGISTRO:  MANUAL DE PROCESOS
     
    SECCION:  AUTENTICACION
     
    DETALLE:
    •Autenticación
    •Brindar atención al público, realizando autenticaciones, biometrías y declaraciones extra-juicio.
    •Archivar las declaraciones extra-juicio una vez se hayan  firmado por el notario.
    •Brindar atención prioritaria a personas con discapacidad, mujeres embarazadas, adultos mayores. 
    •Autenticar diversos documentos a solicitud de los interesados como son personas naturales o jurídicas.
    •Mantener el libro y sistema de firmas registradas al día con sus respectivo soportes y firmas vencidas al igual que archivar los documentos presentados por las personas naturales o jurídicas para este fin.
    •Orientar a los usuarios sobre los procesos de autenticaciones y diversos trámites notariales.
    •Mantener el sitio de trabajo en óptimas condiciones.
    •Manejo de los sellos de autenticaciones y de igual forma es el responsable de los mismos.
    •Orientación al ciudadano.
    •Autenticar diversos documentos a solicitud de los interesados como son personas naturales o jurídicas.
    •Prestar una buena atención al usuario.
    •Recepcionar las declaraciones bajo la gravedad y llevar el control de estas enumerándolas y archivando las copias.
    •Orientar a los usuarios los diferentes procesos sobre las declaraciones
    •Orientar al usuario en las dudas sobre los viajes internacionales e indicarles cómo se diligencia el formato de migración  Colombia, al igual que recaudar los documentos que deben ser ingresados a la plataforma de migración Colombia, siendo este  encargado de subirlos en la plataforma virtual.
    •Mantener el sitio de trabajo en óptimas condiciones.
    •Servir de coordinador del SIPLATT, al igual que mantener la carpeta al día.
    •Manejo de los sellos de autenticaciones y de igual forma es el responsable de los mismos
    •Las demás que le asigne el Notario
     
    RESPONSABLE:  SECRETARÌA DE AUTENTICACION
    REGISTRO:  MANUAL DE PROCESOS
     
    SECCION:  SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
     
    DETALLE:
     
    •Planificar, organizar, dirigir, desarrollar y aplicar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) y como mínimo una vez al año realizar su evaluación.
    •Informar a la gerencia sobre el funcionamiento y los resultados del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
    •Promover la participación de todos los miembros de la empresa en la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST)
    •Coordinar con los jefes de las áreas, la elaboración y actualización de la matriz de identificación de peligros, evaluacivaloración deriesgos y hacer la priorización para focalizar la intervención.•Validar o construir con los jefes de las áreas los planes de acción y hacer seguimiento a su cumplimiento.
    1. ALCANCE
    2. RESPONSABLES
    • Notario
    • Encargado del sistema de calidad.
    • Encargado del Sistema de Calidad
    1. DOCUENTOS RELACIONADOS
 
RESPONSABLE:  PROFESIONAL EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
REGISTRO:  MANUAL DE PROCESOS
 
SECCION:  SISTEMAS
 
DETALLES
 
•Instalar, mantener preventivamente, limpiar el hardware, arreglar, cambiar, los equipos electrónicos, tales como computadores, impresoras, biométricos, fotocopiadoras.
•Mantener en funcionamiento la red existente en la Notaría.
•Mantener actualizados y configurar los sistemas operativos y el normal funcionamiento libre de virus.
•Actualización de los controladores de los computadores
•Conexión de biometrías
•Soporte y solución en conjunto con la Superintendencia en el Programa SIN.
•Representar a la Notaría en los sistemas operativos ante los proveedores biométricos de la Superintendencia de Notariado y del Colegio de Notarios (UCNC).
•Proveer de materiales tales como toners y repuestos a los equipos.
•Estar atento a todo llamado por fallas del servicio.
•Reparación de computadores y demás equipos.
•Las demás que le asigne el Notario.
 
RESPONSABLE:  INGENIERO DE SISTEMAS
REGISTRO:  MANUAL DE PROCESOS
 
SECCIÒN:  SERVICIOS GENERALES
 
DETALLES
 
•Mantener en absoluta limpieza las oficinas, los pasillos, patios y baños de la Notaría.
•Evitar acumulación de aguas en estanques y fuentes.
•Limpiar muebles y equipos.
•Lavar las cortinas. 
•Llamar a la empresa de fumigaciones de manera permanente.
•Las demás que le asigne el Notario.
 
RESPONSABLE:  SERVICIOS GENERALES
REGISTRO: MANUAL DE PROCESOS
 
SECCIÒN:  ARCHIVO
 
DETALLE:
 
•Prever la custodia y conservación de los archivos. 
•Llevar, actualizar y empastar los libros que constituyen el archivo de la Notaría: Libro de Protocolo; el Libro de Relación; el Indice Anual; y el Libro de Actas de Visita.
•Llevar, actualizar y empastar los libros que constituyen el archivo del Registro Civil.
•Los tomos del Protocolo se coserán y encuadernarán debidamente para que presten las mayores seguridades de integridad y conservación. Al final de cada uno de ellos, el Notario pondrá la correspondiente nota de clausura con su firma entera y la fecha.
•En el Libro de Relación en el cual se anotarán las escrituras que vayan numerando, en el orden que lo sean, en cinco columnas que se destinarán a la consignación de los siguientes datos en su orden: 1o. Fecha del instrumento; 2o. Número de la escritura; 3o. apellidos y nombres de los otorgantes, vendedores, permutantes que comparezcan en primer término, donantes, constituyentes de gravámenes, arrendadores, cancelantes, enajenantes, poderdantes, testadores, mutuantes, protocolizantes, declarantes, etc.; 4o. Nombre y apellidos de los comparecientes de la otra parte, cuando se trate de relaciones bilaterales, y 5o. naturaleza del acto o contrato.
•El archivo se llevará en formato físico. Cuando su trámite se surta por este medio se deberá guardar copia en medio electrónico que permita su conservación segura, íntegra y accesible, conforme a las disposiciones que regulen la materia.
 
RESPONSABLE:  AUXILIAR ADMINSTRATIVO
REGISTRO: MANUAL DE PROCESOS
 
SECCION:  SUPERNUMERARIO
 
DETALLE:
•Realizar consignaciones, pagos, giros, compras, solicitudes y demás en relación a entidades bancarias, financieras, comerciales o prestadoras de servicios siempre y cuando dicha actividad sea propia del notario o incumba directamente a la notaria.
•Llevar mensualmente los informes al ICBF, DIAN, REGISTRADURIA DEL ESTADO CIVIL, procurando que sea en los primeros 5 días hábiles de cada mes, siempre y cuando las áreas que presenten estos informes los tengas listos a tiempo.
•Realizar el envío de correspondencia física o digital de telegramas u otros documentos con destino a entidades del estado, privadas, personas naturales, notarías o registradurías dentro del área de Palmira u otros lugares del país, siempre y cuando dicha actividad sea propia del notario o incumba directamente a la notaria y no a sus funcionarios
•Realizar domicilios para autenticación en documentos privados o escrituras públicas en los horarios autorizados por el notario.
 
•Otras funciones
 
•Diariamente sacar la basura y cerrar la puerta del patio con su respectivo candado, además de cerciorarse que a la hora de salir todo esté debidamente apagado.
•Realizar las escrituras públicas que le asigne.
•Cerrar la puerta de ingreso con sus respectivos candados y llaves cada 3 semanas.
•Remplazar a los funcionarios de autenticación, declaraciones extra juicio, caja y protocolo en su ausencia por vacaciones o por motivos autorizados expresamente por el notario en las condiciones y horarios previstos por el mismo, brindando una atención al público ejemplar, prioritaria y con celeridad.
•Autenticar documentos con el sistema biométrico y en sello siempre y cuando el notario autorice y no sean firmas registradas o copias de documentos que no requieran autenticación de firma o huella.
•Realizar declaraciones extra juicio y si es el caso realizar copia para anexar al respectivo archivo.
•Escanear y subir las salidas del país por documento privado a la plataforma de migración Colombia y entregar al cliente su respectiva radicación.
•Cumplir con las funciones del cajero y realizar diariamente el respectivo cuadre y cierre de caja.
•Firmar los recibos de facturas del día.
•Recibir, radicar y entregar la correspondencia del día.
•Digitar, enumerar, recibir documentación, imprimir y celebrar matrimonios si es el caso.
•Escanear y subir escrituras a la plataforma del VUR y entregar las boletas fiscales a los funcionarios respectivos.
•Entre otras, velar por el buen ambiente laboral, la buena atención al público, el buen funcionamiento de la notaria, expresando un punto de vista crítico y objetivo en la toma de decisiones.
•Las demás que le asigne el Notario.
 
RESPONSABLE:  SUPERNUMERARIO
REGISTRO:  MANUAL DE PROCESOS
 

Cuando un documento cambie de versión debe ser identificado con un sello de documento obsoleto.

REV. 001

APARTADO MODIFICADO: TODAS LAS PAGINAS

DESCRIPCION:  CREACION DEL DOCUMENTO

FECHA:   01 DE OCTUBRE DE 2020

 

 

 

  1. TABLA DE CONTROL DE MODIFICACIONES

 

 

DIRECTORIO DE INFORMACIÓN DE SERVIDORES DE LA NOTARIA

En virtud de las disposiciones establecidas en el articulo el artículo 5 de la Ley 1712 de 2014, es sujeto obligado  para referenciar esta informaciòn solamente el Notario de la NOTARIA CUARTA DEL CIRCULO DE PALMIRA (VALLE DEL CAUCA)

 

NOTARIA CUARTA DEL CIRCUITO DE PALMIRA (VALLE DEL CAUCA)
DIRECTORIO DE INFORMACION DE LOS SERVIDORES DE LA NOTARIA
   
NOMBRE Y APELLIDOS RICARDO EFRAIN ESTUPIÑAN BRAVO
PAIS COLOMBIA
DEPARTAMENTO NARIÑO
CIUDAD DE NACIMIENTO CUMBAL
FORMACION ACADEMICA ABOGADO
  ESPECIALISTA EN DERECHO FINANCIERO
  ESPECIALISTA EN DERECHO NOTARIAL Y REGISTRAL
EXPERIENCIA LABORAL Y PROFESIONAL ASAMBLEA DEPARTAMENTAL DE NARIÑO
  PROFESIONAL ESPECIALIZADO
   
  UNIVERSIDAD MARIANA
  DOCENTE DERECHO NOTARIAL
   
  ASAMBLEA DEPARTAMENTAL DE NARIÑO
  ASESOR JURIDICO
   
  ALCALDIA MUNICIPAL DE PASTO
  SECRETARIO DEL NIVEL DIRECTIVO
   
  FISCALIA GENERAL DE LA NACION 
  DEFENSOR DE OFICIO (LITIGANTE)
   
  ALCALDIA MUNICIPAL DE GUACHUCAL
  ASESOR JURIDICO
   
  SECRETARIA DE EDUCACION DEPARTAMENTAL
  SECRETARIO GENERAL
   
  LITIGIO PROFESIONAL 
  JUZGADO MUNICIPAL DE CUMBAL
CARGO NOTARIO
DEPENDENCIA NOTARIA CUARTA DE PALMIRA (VALLE DEL CAUCA)
DIRECCION DE CORREO INSTITUCIONAL cuartapalmira@supernotariado.gov.co  
TELEFONO 57-2-2701061

 

POLITICAS LINEAMIENTOS Y MANUALES

En concordancia con lo establecido en el  Art. 9, lit d), Ley 1712 de 2014,  Art. 9, lit g), Ley 1712 de 2014 Art. 73, Ley 1474 de 201, Art. 11, lit d), Ley 1712 de 2014 podra encontrar:

Politicas y/o decisiones que crean, modifican, adicionan, entre otros, trámites, procedimientos, horarios de atención al público, costos de reproducción o de trámites, que tienen injerencia sobre los usuarios. 

https://www.supernotariado.gov.co/resoluciones.html

https://www.supernotariado.gov.co/circulares.html

https://www.supernotariado.gov.co/instrucciones_administrativas.html

https://www.notaria4palmira.com.co/sitio/novedades/noticias/informacion-...

 

 

CONTROL Y VIGILANCIA

La Superintendencia de Notariado y Registro ejercerá la orientación, inspección, vigilancia y control de los servicios públicos que prestan los Notarios y los Registradores de Instrumentos Públicos; atenderá la organización, administración y sostenimiento de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, y asesorará al Gobierno Nacional en la construcción de las políticas y el establecimiento de los programas y planes referidos a los servicios públicos notarial y registral.

DE LA VIGILANCIA NOTARIAL

DECRETO 1069 DE 2015

ARTÍCULO2.2.6.1.6.3.1.Ejercicio de la vigilancia. En desarrollo de lo dispuesto en el capítulo 4, título 4, del Decreto-Ley 0960 de 1970, la vigilancia notarial se ejerce principalmente por medio de visitas generales o especiales. De cada visita se levantará un acta de lo observado, suscrita por el visitador y el notario. Cuando éste se niegue a firmarla el visitador dejará la respectiva constancia en el acta y la firmará con un testigo del hecho de la negativa.

En el acta de visita general se dejará constancia detallada de los hechos que permitan establecer la forma como el notario cumple cada una de sus funciones y obligaciones y en la de visita especial la relación precisa de los hechos objeto de ella.

El notario podrá dejar las constancias que estime pertinentes y al acta se acompañarán los documentos que se consideren necesarios para la mejor comprensión de los hechos relatados.

El control que ejerce la Superintendencia de Notariado y Registro es de naturaleza administrativa y disciplinaria.

supernotariado.gov.co

 

DECRETO 960 DE 107O

DE LA VIGILANCIA NOTARIAL

decreto_0960_1970_pr004.html

 

La vigilancia notarial será ejercida por el Ministerio de Justicia, por medio de la Superintendencia de Notariado y Registro.

 

ARTICULO 210. VIGILANCIA OBJETO. La vigilancia tiene por objeto velar porque el servicio notarial se preste oportuna y eficazmente, y conlleva el examen de la conducta de los Notarios y el cuidado del cumplido desempeño de sus deberes con la honestidad, rectitud e imparcialidad correspondientes a la naturaleza de su ministerio.

 

ARTICULO 211. IRREGULARIDADES. Quien quiera que tenga conocimiento de irregularidades en el servicio notarial, podrá formular la correspondiente queja ante la Superintendencia de Notariado y Registro, quien la tramitará sin dilación.

 

ARTICULO 212. VIGILANCIA NOTARIAL. La vigilancia notarial se ejercerá principalmente por medio de visitas generales y especiales:

Las generales se practicarán a cada Notaría por lo menos una vez al año, y tiene por finalidad establecer la asistencia de los Notarios al Despacho, la localización, presentación y estado de las oficinas y sus condiciones de comodidad para el público, la presentación personal del Notario y su atención a los usuarios del servicio, y comprobar el orden, actualidad, exactitud y presentación de los libros y archivos.

Las visitas especiales se practicarán cuando así lo disponga la Superintendencia de Notariado y Registro, para comprobar las irregularidades de que por cualquier medio tenga noticia, o para verificar hechos o circunstancias que le interesen dentro de sus funciones legales.

De cada visita se levantará un acta en el respectivo libro con las conclusiones del caso, dejando constancia tanto de las irregularidades, deficiencias y cargos resultantes, como de los aspectos positivos que merezcan ser destacados, según el caso, firmada por quien la practicó y por el Notario visitado. Copia del acta se remitirá al Superintendente.

 

ARTICULO 213. SANCIONES. Si en el acta aparecieren cargos, se correrá traslado de ellos al Notario afectado, para que dentro del término de ocho días presente sus descargos, y aporte las pruebas del caso, hasta dentro de los ocho días siguientes. Vencido dicho término, la Superintendencia diligenciará las pruebas en quince días, y dentro del mes siguiente dictará resolución, en la que relacionará los cargos que a su juicio no hayan sido desvirtuados, indicará las disposiciones que considere infringidas, expresando la razón de su quebranto, e impondrá la sanción disciplinaria correspondiente, o dará por concluido el trámite, según fuere el caso.

 

INFORMES A LA SUPERINTENDENCIA:

Informe Estadisdico Notarial

Reporte de Operacion Notarial

Reporte de Operaciones Intentandas y Operaciones Sospechosas

Reporte de Ausencia de Operaciones  sospechosas

Reporte de Transacciones en Efectivo

Reporte de Ausencia de Transacciones en Efectivo

Reporte de Adjudicaciones en Remate

DIAN- Informacion Exogena

 

 

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