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NOTARIA CUARTA DE PALMIRA VALLE DEL CAUCA

MANUAL DE FUNCIONES

 NOTARIA CUARTA DE PALMIRA VALLE DEL CAUCA

 

Dirección. La Notaría Cuarta de Palmira se encuentra ubicada en la carrera 32 Número 30-69 Centro de la ciudad de Palmira.

 

Misión

La Notaría Cuarta de Palmira presta el servicio notarial a partir de la modernización y optimización de los procesos administrativos, tecnológicos y humanos con el propósito de ofrecer a los ciudadanos trámites más ágiles y confiables.

 

Visión

La Notaría Cuarta de Palmira es una institución modelo por su innovación, optimización y mejora continua del servicio notarial, ofreciendo a los colombianos y extranjeros la tranquilidad de la seguridad jurídica y protección de sus bienes inmuebles, salvaguardando la Fe Pública.

 

Objetivo Institucional

El notariado es un servicio público e implica el ejercicio de la fe notarial. La fe pública o notarial otorga plena autenticidad a las declaraciones emitidas ante el notario y a lo expresado por éste respecto de los hechos percibidos en el ejercicio de sus funciones, en los casos y con los requisitos que la ley establece. Esta Notaría cumple a cabalidad con el Estatuto Notarial, normas concordantes y con las Instrucciones Administrativas que dicta la Superintendencia.

 

 

Atención al Usuario

 

El trabajo en esta Notaría se centra en la dignidad humana y por tanto se propende por el respeto y la cordialidad en el trato a los ciudadanos y para ello se eliminan las barreras para facilitar el acceso a la población en condición de discapacidad. Se adoptan las medidas necesarias que favorezcan un sano y amable ambiente laboral a los empleados que genere y mejore los canales de comunicación con los usuarios. Se busca la oportuna y adecuada información del servicio público notarial, se adelantan jornadas de actualización a los empleados en la normatividad y funciones, se garantiza el estricto cumplimiento del horario del servicio de la Notaría, de manera que los usuarios puedan tener la certeza del acceso al servicio público notarial. Y se informa con claridad y de acuerdo con la normatividad vigente a los usuarios, acerca de los requisitos y el tiempo probable para adelantar los trámites.

Se tendrá en cuenta evitar el cobro de declaraciones extraprocesales a quienes aduzcan ser cabeza de familia, proteger el derecho a la intimidad y no extralimitarse en las funciones.

La función pública que ejerce el notario también le es transmitida a todos sus empleados, quienes actúan por delegación de funciones. Sobre ellos recae la responsabilidad en la verificación de la identidad de las personas y de los documentos.

Cuando una persona acude a la notaría para realizar trámites o autenticación de firmas u otorgar escrituras públicas, pueden ocurrir varias situaciones, por ejemplo, que adolezca de alguna falsedad material o ideológica; o que exista una suplantación de la persona que aparece como firmante en el documento y de quien compareció para la firma, o que el usurpador asiste con una cédula falsa. Para estos hechos, la notaría efectúa controles, en los que participan varios funcionarios, quienes se hacen responsables de la confrontación de autenticidad del documento de identidad, la verificación de los números y los nombres que se consignan en el documento con los que aparecen en la cédula, el cotejo de la foto del documento con la persona que se está presentando. Si se evidencian inconsistencias, el funcionario informará al Notario inmediatamente.

 

Planta de Personal

En la Notaría Cuarta de Palmira, existe una estructura de trabajo de manera vertical, esto es, se presenta en relaciones en las que unas personas se encuentran subordinadas a la autoridad del funcionario de mayor jerarquía que es el Notario.

 

Artículo 53 de la Constitución Política de Colombia: “El Congreso expedirá el estatuto del trabajo. La ley correspondiente tendrá en cuenta por lo menos los siguientes principios mínimos fundamentales: Igualdad de oportunidades para los trabajadores; remuneración mínima vital y móvil, proporcional a la cantidad y calidad de trabajo; estabilidad en el empleo; irrenunciabilidad a los beneficios mínimos establecidos en normas laborales; facultades para transigir y conciliar sobre derechos inciertos y discutibles; situación más favorable al trabajador en caso de duda en la aplicación e interpretación de las fuentes formales de derecho; primacía de la realidad sobre formalidades establecidas por los sujetos de las relaciones laborales; garantía a la seguridad social, la capacitación, el adiestramiento y el descanso necesario; protección especial a la mujer, a la maternidad y al trabajador menor de edad. El estado garantiza el derecho al pago oportuno y al reajuste periódico de las pensiones legales. Los convenios internacionales del trabajo debidamente ratificados, hacen parte de la legislación interna. La ley, los contratos, los acuerdos y convenios de trabajo, no pueden menoscabar la libertad, la dignidad humana ni los derechos de los trabajadores”

 

Bajo su responsabilidad el notario podrá crear los empleos que requiera el eficaz funcionamiento de la oficina a su cargo, tendrá especial cuidado en la selección de los empleados. Velará por su capacitación y por el buen desempeño de sus funciones y cumplirá las obligaciones que para con sus subalternos les señalan las normas legales.

 

Los empleados se rigen por el Código Sustantivo de Trabajo y se desempeñan por delegación de funciones.

 

A pesar de existir funciones específicas para cada cargo, los empleados son idóneos y están disponibles para ocupar temporalmente otros cargos por necesidades del servicio.

 

Los empleados, durante de la jornada laboral y en las oficinas de la Notaría Cuarta, no pueden desarrollar actividades particulares o profesionales diferentes a las encomendadas y que corresponden a su cargo.

 

Principios de confianza y buena fe

Son criterios aplicables en las actividades que se efectúan en la Notaría Cuarta. Estos principios permiten dinamizar el trabajo coordinado de varias personas, evitando el control sobre el control, porque se fundamenta en la confianza de que los demás participantes de una labor van a cumplir con la parte que les corresponde o en otras palabras, estos principios predican que el Notario puede confiar en que dentro del tráfico social y jurídico, sus empleados están cumpliendo con los deberes o funciones que les han sido asignadas. Así, se entiende que cada funcionario es responsable por la parte del trabajo que se le pidió o delegó, y si yerra, éste se hace responsable, y no afecta a quien lo delegó.

 

Organigrama o Estructura organizacional

Notario

Oficina Asesora Jurídica y Revisión

Oficina de Contabilidad

Escrituración

Protocolo

Caja

Autenticación y Declaraciones

Oficina de Registro

Sistemas

Supernumerario

Archivo

Servicios Generales

Sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo sg-sst

 

Notario

Responsable de la dirección y funcionamiento de la Notaría. Acata y cumple las normas señaladas en la Constitución, en la Ley, en el Decreto 960 de 1970, normas concordantes y reglamentarias y en las Instrucciones Administrativas de la Superintendencia de Notariado y Registro. Orienta y asesora a los usuarios y mantiene excelentes relaciones laborales con sus empleados. Además, las siguientes:

Recibir, extender y autorizar las declaraciones que conforme a las Leyes requieran escritura pública y aquellas a las cuales los interesados quieran revestir de esta solemnidad.

Autorizar el reconocimiento espontáneo de documentos privados.

Dar testimonio de la autenticidad de firmas de funcionarios o particulares y de otros Notarios que las tengan registradas ante ellos.

Dar fe de la correspondencia o identidad que exista entre un documento que tenga a la vista y su copia mecánica o literal.

Acreditar la existencia de las personas naturales y expedir la correspondiente fe de vida.

Recibir y guardar dentro del protocolo los documentos o actuaciones que la Ley o el Juez ordenen protocolizar o que los interesados quieran proteger de esta manera.

Expedir copias o certificaciones según el caso, de los documentos que reposen en sus archivos.

Dar testimonio escrito con fines jurídico - probatorios de los hechos percibidos por ellos dentro del ejercicio de sus funciones y de que no haya quedado dato formal en sus archivos.

Intervenir en el otorgamiento, extensión y autorización de los testamentos solemnes que conforme a la Ley civil deban otorgarse ante ellos.

Practicar apertura y publicación de los testamentos cerrados.

Llevar el registro del estado civil de las personas en los casos, por los sistemas y con las formalidades prescritos en la Ley.

Llevar los siguientes libros que constituyen el archivo de la Notaría: el Libro de Protocolo; el Libro de Relación; el Indice Anual; y el Libro de Actas de Visita.

Las demás funciones que les señalen las Leyes.

 

Oficina Asesora Jurídica y Revisión

Asesorar al Notario en la formulación de políticas, planes y programas sobre el servicio público de notariado

Asesorar al Notario en todos los aspectos legales que regulan y reglamentan el notariado

Asesorar al Notario en la revisión y elaboración de escrituras públicas y otras actuaciones notariales

Revisar que la ejecución de escrituras y demás actuaciones notariales se cumplan dentro de los términos legales y con el lleno de los requisitos formales

Prevenir al Notario sobre hechos que puedan afectar el normal cumplimiento de sus funciones

Asesorar y aconsejar al Notario y demás empleados en la formulación, coordinación y ejecución de las políticas y planes generales de la Notaría  

Presentar y absolver consultas, prestar asistencia jurídica, emitir conceptos y aportar elementos de juicio para la toma de decisiones relacionadas con el control de legalidad de todas las actuaciones notariales

Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, e instrucciones administrativas emitidas por la Superintendencia de Notariado y Registro

Dar visto bueno a la inscripción de registros civiles de nacimiento

Evaluar el desempeño de todo el personal

Revisar la liquidación de las facturas

Las demás que por disposición del Notario le sean asignadas

 

Oficina de Contabilidad

Se ejerce a través de un Contador externo y un funcionario responsable y tiene por objeto llevar una contabilidad al día y con todos los datos bien introducidos para obtener una información veraz y fiable de los balances.

La Oficina de Contabilidad es la encargada de establecer y controlar los sistemas y procedimientos contables, elaborar los estados financieros y los reportes contables y tributarios

Le corresponde instrumentar y operar las políticas, normas, sistemas y procedimientos necesarios para garantizar la exactitud y seguridad en la captación de derechos notariales y registro de las operaciones contables, financieras, presupuestales y de consecución de metas de la Notaría con el fin de cumplir con el pago de IVA, RETEFUENTE, calcular impuestos, declaraciones de renta, aportes obligatorios a las diferentes entidades, cuentas por pagar, cancelación de salarios, prestaciones sociales, salud, pensión, aportes parafiscales, adquisición de bienes y servicios y demás gastos de la Notaría. Analizar la situación contable de la Notaría, así como realizar previsiones afrontar las obligaciones fiscales y presentar la Declaración de Renta.

El registro de los asientos se realiza en los libros de forma cronológica, y en él se anotan todo tipo de transacciones civiles comerciales, laborales y de carácter financiero. Elaboración de balances mensuales y anuales. Análisis de la información para la toma de decisiones y pago de impuestos.

Otras funciones

Llevar los siguientes libros que constituyen el archivo de la Notaría: el Libro de Protocolo; el Libro de Relación; el Indice Anual; y el Libro de Actas de Visita.

Hacer informes mensuales y enviarlos a tiempo

Hacer los pagos de nómina contratistas y proveedores

Hacer informe trimestral del ron y el ros

Llevar al día los cuadros de exógena y la UIAF

Hacer informe de conciliaciones

Hacer vigencias

Hacer las compras

Estar pendiente de las escrituras que hagan falta en el protocolo

Subir poderes al VUR por documento privado o por escritura pública

Verificar los poderes a nivel nacional

Subir las salidas del país a la plataforma de migración por escritura publica

Subir las sucesiones a la UGPP

Atención al cliente

Realizar la facturación.

Cerrar la puerta cada 3 semanas

Las demás que le asigne el Notario.

 

Escrituración

Esta oficina está a cargo de los amanuenses o escrituradores.

Recepción, extensión y otorgamiento de documentos de negocios y actos jurídicos que deben tener la forma escrituraria para que produzca plenos efectos jurídicos.

Servir de apoyo en la revisión de minutas de escrituras públicas, declaraciones y anexos que cumplan con los requisitos legales para su formación y hacer las correcciones después de la revisión jurídica.

Verificar poderes en el VUR y la representación legal de las personas jurídicas.

Liquidar y facturar las escrituras públicas.

Enumerar las escrituras públicas.

Realizar el control de legalidad de acuerdo a las normas.

Los amanuenses responden por la mala elaboración e irregularidades o daños de las escrituras públicas que realicen y asumirán los costos por las escrituras de aclaración a que haya lugar.

Las demás que le asigne el Notario.

Está prohibido a los escrituradores comprometerse a tramitar el registro de inmuebles.

Servir de coordinadores del SIPLATT, al igual que mantener la carpeta al día.

Protocolo

Escanear las escrituras que sean objeto de Registro en la Oficina de Instrumentos Públicos y subirlas en la plataforma VUR.

Hacer consultas periódicas del estado de las escrituras radicadas en la plataforma VUR (para el caso de que hayan sido devueltas realizar las correcciones o anexar los documentos solicitados por los calificadores).

Llevar una relación diaria, manual de todas las escrituras que son subidas a la plataforma VUR para posteriores consultas de la fecha en que fueron entregadas a los funcionarios de escrituración.

Imprimir las boletas fiscales y entregarlas a los respectivos funcionarios de escrituración.

Marcar y enviar todas las escrituras elaboradas por los funcionarios de escrituración para que sean fotocopiadas.

Sellar cada copia de escritura y marcarlas para los diferentes destinos, hacerlas firmar del notario, hacer las caratulas y entregarlas a los funcionarios de escrituración (con las respectivas boletas fiscales cuando sea el caso)

Sacar las copias de protocolo de las escrituras que piden diariamente los clientes y recibir los pagos correspondientes.

Sacar las copias de paz y salvos de impuestos protocolizados que pidan los funcionarios de escrituración.

Prestar los tomos de las escrituras a los funcionarios de escrituración para consultas.

Archivar cronológicamente todas las escrituras que salen diariamente.

Archivar la correspondencia recibida y enviada.

Realizar las anotaciones en las escrituras de las cancelaciones de hipoteca y archivar en las respectivas carpetas las cancelaciones de ésta notaria y las que llegan de otras notarias.

Realizar un informe mensual de todos los gastos de la notaria (gastos de nómina, honorarios, papelería, servicios públicos etc), y archivarlos para la posterior contabilización que realiza el contador.

Sellar y archivar las facturas de escrituración y facturas varias diariamente.

Manejar el portal de la ARL para los retiros de personal, e ingresos y reporte de novedades.

Llevar una relación de los ingresos y gastos mensuales de la notaria, detallado según el libro auxiliar de las respectivas cuentas contables entregado por el contador.

Orientar al usuario sobre los viajes internacionales e indicar cómo se diligencia el formato de migración Colombia, recaudar los documentos que deben ser ingresados a la plataforma de migración Colombia y subirlos en la plataforma virtual.

Subir a la plataforma de la Superintendencia de Notariado y Registro con destino a migración los permisos de salida del país que son diligenciados y autenticados por los clientes con los respectivos registros civiles de nacimiento.

Las demás que le asigne el Notario.

 

Caja

Recaudar, rendir informes y entregar los dineros productos de autenticaciones, registros civiles, declaraciones extra proceso, autenticaciones de firmas y huellas, firmas registradas, copias, etc.

Llevar hasta el despacho del Notario los documentos para su firma.

Otras funciones

Matrimonios civiles, uniones maritales, liquidaciones, divorcios, nombramientos de curador especial e inventario de bienes.

Notario Encargado, las funciones propias del cargo de notario.

Las demás que le asigne el Notario.

 

Autenticación y Declaraciones

Brindar atención al público, realizando autenticaciones, biometrías y declaraciones extra-juicio.

Archivar las declaraciones extra-juicio una vez se hayan  firmado por el notario.

Brindar atención prioritaria a personas con discapacidad, mujeres embarazadas, adultos mayores. 

Autenticar diversos documentos a solicitud de los interesados como son personas naturales o jurídicas.

Mantener el libro y sistema de firmas registradas al día con sus respectivo soportes y firmas vencidas al igual que archivar los documentos presentados por las personas naturales o jurídicas para este fin.

Orientar a los usuarios sobre los procesos de autenticaciones y diversos trámites notariales.

Mantener el sitio de trabajo en óptimas condiciones.

Manejo de los sellos de autenticaciones y de igual forma es el responsable de los mismos.

Prestar una buena atención al usuario.

Orientar a los usuarios los diferentes procesos sobre las declaraciones

Servir de coordinadores del SIPLATT, al igual que mantener la carpeta al día.

Las demás que le asigne el Notario.

 

Oficina de Registro

Expedir copias de registros civiles de nacimiento, matrimonio y defunción.

Inscribir en el sistema de registro civil web los registros civiles de nacimiento, matrimonio y defunción.

Atender todo lo relativo al manejo de la información, las bases de datos, el Archivo Nacional de identificación y los documentos necesarios para el proceso técnico de la identificación de los ciudadanos, así como informar y expedir las certificaciones de los trámites a los que hubiere lugar.

Llenar los formatos y demás documentos que conforman los antecedentes registrales.

Tener al día el libro de varios.

Revisar que los documentos reúnan los requisitos legales para su inscripción.

Recibir las declaraciones de los testigos.

Clasificar el archivo, recuperar la información relacionada con el registro civil.

Presentar informes mensuales ante la Superintendencia de Notariado y Registro, la Registraduría del Estado Civil, el ICBF, etc.

Hacer las respectivas correcciones a los registros civiles, provenientes de órdenes judiciales o administrativas, escrituras públicas o solicitudes escritas, por mala digitación, reconocimiento paterno, cambio de tarjeta de identidad a cedula de ciudadanía. 

Hacer notas a los registros civiles nacimiento, matrimonio, divorcio, cesación de los efectos civiles del matrimonio católico y liquidación de la sociedad conyugal, anotaciones por ICBF o sentencias judiciales.

Elaborar informes mensuales para reportar los registros civiles de matrimonio, nacimiento, defunciones para entregar a la Registraduría.

Hacer reporte para enviar a ICBF reportando a los niños que no fueron reconocidos por sus padres

Las demás que le asigne el Notario.

 

Sistemas

Instalar, mantener preventivamente, limpiar el hardware, arreglar, cambiar, los equipos electrónicos, tales como computadores, impresoras, biométricos, fotocopiadoras.

Mantener en funcionamiento la red existente en la Notaría.

Mantener actualizados y configurar los sistemas operativos y el normal funcionamiento libre de virus.

Actualización de los controladores de los computadores

Conexión de biometrías

Soporte y solución en conjunto con la Superintendencia en el Programa SIN.

Representar a la Notaría en los sistemas operativos ante los proveedores biométricos de la Superintendencia de Notariado y del Colegio de Notarios (UCNC).

Proveer de materiales tales como toners y repuestos a los equipos.

Estar atento a todo llamado por fallas del servicio.

Reparación de computadores y demás equipos.

Las demás que le asigne el Notario.

 

Servicios Generales

Mantener en absoluta limpieza las oficinas, los pasillos, patios y baños de la Notaría.

Evitar acumulación de aguas en estanques y fuentes.

Limpiar muebles y equipos.

Lavar las cortinas.

Llamar a la empresa de fumigaciones de manera permanente.

Las demás que le asigne el Notario.

 

Archivo

Prever la custodia y conservación de los archivos.

Llevar, actualizar y empastar los libros que constituyen el archivo de la Notaría: Libro de Protocolo; el Libro de Relación; el Indice Anual; y el Libro de Actas de Visita.

Llevar, actualizar y empastar los libros que constituyen el archivo del Registro Civil.

Los tomos del Protocolo se coserán y encuadernarán debidamente para que presten las mayores seguridades de integridad y conservación. Al final de cada uno de ellos, el Notario pondrá la correspondiente nota de clausura con su firma entera y la fecha.

En el Libro de Relación en el cual se anotarán las escrituras que vayan numerando, en el orden que lo sean, en cinco columnas que se destinarán a la consignación de los siguientes datos en su orden: 1o. Fecha del instrumento; 2o. Número de la escritura; 3o. apellidos y nombres de los otorgantes, vendedores, permutantes que comparezcan en primer término, donantes, constituyentes de gravámenes, arrendadores, cancelantes, enajenantes, poderdantes, testadores, mutuantes, protocolizantes, declarantes, etc.; 4o. Nombre y apellidos de los comparecientes de la otra parte, cuando se trate de relaciones bilaterales, y 5o. naturaleza del acto o contrato.

El archivo se llevará en formato físico. Cuando su trámite se surta por este medio se deberá guardar copia en medio electrónico que permita su conservación segura, íntegra y accesible, conforme a las disposiciones que regulen la materia.

 

Supernumerario

Realizar consignaciones, pagos, giros, compras, solicitudes y demás en relación a entidades bancarias, financieras, comerciales o prestadoras de servicios siempre y cuando dicha actividad sea propia del notario o incumba directamente a la notaria.

Llevar mensualmente los informes al ICBF, DIAN, REGISTRADURIA DEL ESTADO CIVIL, procurando que sea en los primeros 5 días hábiles de cada mes, siempre y cuando las áreas que presenten estos informes los tengas listos a tiempo.

Realizar el envío de correspondencia física o digital de telegramas u otros documentos con destino a entidades del estado, privadas, personas naturales, notarías o registradurías dentro del área de Palmira u otros lugares del país, siempre y cuando dicha actividad sea propia del notario o incumba directamente a la notaria y no a sus funcionarios.

Realizar domicilios para autenticación en documentos privados o escrituras públicas en los horarios autorizados por el notario.

 

Otras funciones

Diariamente sacar la basura y cerrar la puerta del patio con su respectivo candado, además de cerciorarse que a la hora de salir todo esté debidamente apagado.

Cerrar la puerta de ingreso con sus respectivos candados y llaves cada 3 semanas.

Recibir, radicar y entregar la correspondencia del día.

Las demás que le asigne el Notario.

 

Sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo SG-SST

Planificar, organizar, dirigir, desarrollar y aplicar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) y como mínimo una vez al año realizar su evaluación.

Informar a la gerencia sobre el funcionamiento y los resultados del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

Promover la participación de todos los miembros de la empresa en la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

Coordinar con los jefes de las áreas, la elaboración y actualización de la matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos y hacer la priorización para focalizar la intervención.

Validar o construir con los jefes de las áreas los planes de acción y hacer seguimiento a su cumplimiento.

Promover la comprensión de la política en todos los niveles de la empresa.

Gestionar los recursos para cumplir con el plan de Seguridad y Salud en el Trabajo y hacer seguimiento a los indicadores.

Coordinar las necesidades de capacitación en materia de prevención según los riesgos prioritarios y los niveles de la empresa.

Apoyar la investigación de los accidentes e incidentes de trabajo.

Participar de las reuniones del Comité de Seguridad y Salud en el trabajo.

Las demás que le asigne el Notario.

 

Para constancia se firma a los catorce (14) días del mes de enero del año dos mil veinte (2020).

 

RICARDO ESTUPIÑAN BRAVO

NOTARIO CUARTO DE PALMIRA

 

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